Qué alegría tan grande me produce poder compartir con ustedes este breve trabajo relacionado con el “Protocolo Rotario”.
Por; Odette Saad de Gómez.
CR Barranquilla Centro.
INTRODUCCIÓN.
Qué alegría tan grande me produce poder compartir con ustedes este breve trabajo relacionado con el “Protocolo Rotario”. La verdad es que no ha sido fácil, pero lo he disfrutado mucho, ya que me tocó investigar en cuanta página web rotaria encontraba en mi diario quehacer de búsqueda, y me encontré con algunos trabajos que eran muy buenos, pero utilizaban una terminología no comprensible para nosotros los colombianos, por lo que me tocó varias veces llamar a nuestros amigos de esos países para pedirle que me explicaran en qué consistía dicho término y poder adecuarlo a nuestro diario conversar.
Por supuesto que esta pequeña obra no pretende ser un tratado sobre el tema. No tengo ni la experiencia ni el conocimiento para ello, pero si tengo unas ganas increíbles porque los clubes se habitúen a las normas protocolarias de Rotary, ya que durante nuestras visitas a los clubes, pude percibir que nos falta mucho sobre este tema, o mejor sea dicho, creo que existe un gran desconocimiento sobre el mismo, y por ende debe ser avocado por todos para que nuestras ceremonias sean más fluidas y armoniosas.
Cuando el protocolo en Rotary se cumple, la ceremonia siempre es más hermosa y todos nos sentimos a gusto.
Espero que este esfuerzo que comenzó como una columna en la Carta Mensual del Gobernador, sea de mucha utilidad para todos. El que lo lean, discutan, critiquen, y si fuere el caso, lo complementen, es la mejor recompensa que puedo recibir por ello, lo que significaría, que cumplió su objetivo.
Un gran abrazo de su amiga,
ODETTE SAAD DE GOMEZ.
Consciente de que las ideas que quiero compartir con ustedes en este breve manual acerca del protocolo en Rotary fueron escritas de manera independiente cada una de ellas, considero que la mejor manera de introducirnos en el tema, es dándole un orden esquemático de la manera más didáctica posible para hacer más fácil y comprensible su lectura, hecho por el cual lo dividiremos bajo en siguiente esquema:
I.- Orden jerárquico de los funcionarios de Rotary International.
II.- La organización de las reuniones rotarias.
III.- Las pautas para los edecanes de los “funcionarios de R.I.”
I.- ORDEN JERARQUICO DE LOS FUNCIONARIOS DE ROTARY INTERNATIONAL
Anualmente, en la Asamblea Internacional de Rotary, se aprueba el orden de precedencia a fin de ser utilizado para la presentación y la distribución de asientos de todos los funcionarios, ex funcionarios y futuros funcionarios de RI y la Fundación, miembros de comités y los respectivos cónyuges, en todas las funciones y reuniones, en el orden en que deben saludar en las recepciones, y figurar en todas las publicaciones de RI”. El orden es el siguiente:
1.- Presidente de Rotary International (o su representante)
2.- Presidente Electo de RI.
3.- Vice Presidente de RI.
4.- Tesorero de RI.
5.- Demás Directores de RI.
6.- Ex Presidentes de RI. (Por orden de antigüedad: del más reciente al
más antiguo).
7.- Presidente del Consejo de Fiduciarios.
8.- Presidente electo del Consejo de Fiduciarios.
9.- Vicepresidente del Consejo de Fiduciarios.
10.-Demás Fiduciarios.
11.-Presidente, ex presidente inmediato, vicepresidente y tesorero honorario de Rotary International en Gran Bretaña e Irlanda (RIBI).
12.- Secretario General.
13.- Presidente propuesto de RI.
14.- Ex directores ( por orden de antigüedad).
15.- Ex Fiduciarios ( por orden de antigüedad).
16.-Ex Secretarios Generales ( por orden de antigüedad).
17.-Directores electos.
Gobernadores de Distrito de RI.
19.-Integrantes de Comités de RI., La Fundación Rotaria, (incluidos los coordinadores regionales de RI., LFR, IP, etc.)
20.-Directores Propuestos.
21.-Ex Gobernadores de Distrito (por orden de antigüedad: del más reciente al más antiguo).
22.-Fiduciarios entrantes.
23.- Gobernadores electos.
Después del requerido orden de precedencia mundial anterior, se recomienda continuar con el siguiente protocolo, el cual podrá modificarse según los usos y costumbres de cada región:
1.- Integrantes de comités Regionales y zonales
2.- Asistente del Gobernador.
3.- Instructor, Secretario y Tesorero Distritales.
4.- Miembros de comités distritales.
5.- Presidentes de Club.
6.- Presidentes electos de Club.
7.- Vicepresidentes de Club.
8.- Secretarios de Club.
9.- Tesoreros de Club.
10.- Maceros de Club.
11.- Otros miembros de Directiva de un Club.
12.- Presidentes de comités de Club.
13.- Ex asistentes de gobernador.
14.- Rotarios.
15.- Ex becarios de La Fundación Rotaria.
16.- Familiares de rotarios.
Según el protocolo “en todo evento formal, la presencia de los funcionarios deberá anunciarse sólo una vez. Todo cargo actual tendrá precedencia sobre un puesto anterior y éste tendrá precedencia sobre un puesto futuro. Quienes ocupen más de un cargo serán jerarquizados de acuerdo con el cargo más elevado; los cónyuges tendrán la misma jerarquía que el rotario al cual acompañan.
El gobernador deberá planificar, promover y presidir todas las reuniones distritales oficiales, excepto en los casos en los que específicamente se disponga lo contrario.
En las reuniones distritales, por cortesía, se puede ubicar a los rotarios visitantes del exterior precediendo a los rotarios de la localidad que poseen el mismo rango.
Se dará precedencia a las personas no rotarias de alto rango de acuerdo con las costumbres locales. Si el protocolo estipula que los rotarios deban preceder a las personas no rotarias, se alienta a los clubes y distritos a informar a los invitados sobre el particular” (Código de normas de Rotary, artículo 26.090.)
II.- LAS REUNIONES ROTARIAS
El Protocolo es un conjunto de detalles que debemos tener en cuenta para la preparación y el desarrollo de toda reunión rotaria, para no incurrir en errores o faltas de cortesías involuntarias, por desconocimiento u olvidos que impidan la transmisión de la buena imagen de la institución y de las personas que la representan.
Los emblemas (la Bandera, la Rueda Dentada, la Campana), los himnos, la mesa principal son la imagen de nuestra institución, por lo que en toda reunión rotaria estos símbolos deben estar debidamente presentados.
1. ORDENAMIENTO DE LA MESA PRINCIPAL
Una vez definido el orden de precedencia, para poder organizar la mesa principal debemos tener en cuenta algunos puntos:
1.1. Toda reunión de un Club R. será presidida por el Presidente del Club quien se ubicará en el centro de la mesa principal. En caso de ausencia de este, asumirá la presidencia el primer vicepresidente (o el segundo si lo hubiere) y así sucesivamente, por el expresidente inmediato, ex presidentes, etc., siguiendo el orden jerárquico. A su izquierda se sentará su Secretario.
1.2. Cuando se cuente con la presencia de autoridades civiles, militares, eclesiásticas, institucionales, etc., la de mayor jerarquía se sentará a la derecha del presidente o de quien presida la reunión.
1.3. A la derecha de la primera autoridad invitada, se sentará el funcionario de mayor jerarquía rotaria que se halle presente y así sucesivamente, tanto a la derecha como a la izquierda del presidente y siempre teniendo en cuanta el orden jerárquico.
1.4. El Gobernador de Distrito siempre ocupará un lugar en la mesa principal, al igual que el asistente del Gobernador (aun cuando el Gobernador este presente), siguiendo por supuesto el orden jerárquico de los funcionarios rotarios.
1.5. Cuando el orador de la noche no sea ninguno de las autoridades mencionadas en el punto 2, su lugar en la mesa será el ubicado inmediatamente a la izquierda de quien preside la reunión.
1.6. Cuando en una reunión están presentes autoridades rotarias, se seguirá el siguiente orden jerárquico:
1.6.1. A la derecha, el Gobernador.
1.6.2. A la izquierda el representante de R. I.
1.6.3. A la derecha el Gobernador Electo.
1.6.4. A la izquierda el exgobernador más reciente, y así sucesivamente los exgobernadores (de menor a mayor antigüedad) y el asistente del Gobernador ante los clubes.
1.7. Si en alguna reunión estuviera presente algún funcionario nacional, departamental, municipal o representante diplomático o de la iglesia, deberá ubicarse en el primer asiento a la izquierda del Presidente desplazando a los demás.
1.8. Como los conyugues guardan el mismo orden jerárquico de sus esposos (as) en caso de ser ubicados en la mesa principal a la derecha del presidente el conyugue del que esta a su izquierda y así sucesivamente.
1.9.- En la “Visita oficial del Gobernador de Distrito” no habrá otro orador más que el Gobernador, por lo que su ubicación será a la derecha del presidente.
Finalmente, es importante resaltar que no se debe hacer una mesa principal tan grande de tal forma que no haya mucha distancia entre los extremos y el centro de la mesa; por consiguiente si se prevé la asistencia de varios exgobernadores y que no puedan ocupar todos ellos lugares en la mesa principal, es recomendable preparar una mesa especial para que la compartan todos ellos.
2. LAS BANDERAS
2.1. La ubicación.
El ordenamiento de las banderas es de vital importancia en el protocolo rotario por cuanto la misma refleja el orden de precedencia o importancia de las personas presentes
2.1.1. La Bandera Nacional debe ubicarse siempre en el centro, la Departamental o municipal a su derecha y la Rotaria a su izquierda, mirando desde la mesa principal hacia el auditorio. Si en la reunión hubiere banderas rotaractiana y/o interactiana, se ubicarán a la izquierda de la Rotaria en el orden indicado.
2.1.2. Cuando esté presente algún invitado o representante diplomático extranjero, se puede obviar la colocación de la bandera departamental o municipal y en su lugar se colocará la de ese país, por lo tanto, la nacional va al centro la del país extranjero a su derecha y la Rotaria a su izquierda, de lo contrario se correrá la bandera local un puesto a la derecha.
2.1.3. Si estuvieren presentes invitados de 2 o más países, se
colocarán las respectivas banderas por orden alfabético o de importancia circunstancial a la derecha de la nacional y a la izquierda de la Rotaria y así sucesivamente.
2.1.4. En las reuniones donde se utilicen las banderas de mesa, su ordenamiento será igual que las banderas de pié partiendo de la nacional en el centro de la mesa.
2.2. Desfile de Banderas:
Cuando se vaya a efectuar un desfile de Banderas representativas de países del mundo, el mismo se iniciará con la Bandera Nacional y luego por orden alfabético lo seguirán todas las otras banderas que se incluyan en el desfile, cerrando el mismo con la Bandera Rotaria.
Este procedimiento aplica de igual forma en el desfile de banderas de las Conferencias de Distrito, teniendo en cuenta que en este evento también
desfilan las Banderas de los Departamentos que pertenecen al respectivo Distrito.
2.3. Izamiento de Banderas:
Cuando se realice la ceremonia de Izar las Banderas (vale decir que es opcional de acuerdo al tipo de reunión y a las costumbres de cada Distrito) se procederá de la siguiente manera:
2.3.1. Quien preside la reunión escogerá a las personas (siguiendo un orden de prelación) para Izar las Banderas Nacional, de otros países, Departamentales o Municipales y Rotaria, la cual deberá izarla preferiblemente el rotario de mayor jerarquía en Rotary que se encuentre presente, al igual que las otras que deberán ser izadas preferiblemente por nativos de la respectiva región.
2.3.2. Los invitados a izar las banderas serán llamados siguiendo el orden jerárquico o de prelación de los invitados presentes (civiles, militares, eclesiásticos, institucionales, rotarios, etc.). La ceremonia se efectuará en silencio, con todos los asistentes de pié, firmes, y se aplaudirá cuando las banderas lleguen al tope del mástil.
2.3.3. Cuando por cualquier eventualidad haya que izar las banderas a Media Asta, una vez que se han izado y han llegado al tope del mástil, se bajarán hasta la parte media del mismo. En este caso no se aplaude el izamiento de las banderas.
3. LOS HIMNOS
Es costumbre en nuestro país comenzar toda reunión rotaria con la entonación del himno rotario, acto que debe ser con el mayor respeto y solemnidad, de pie y en posición firme.
Cuando la reunión es de carácter distrital, o entre varios distritos del mismo país, se acostumbra a entonar primero el himno nacional, luego el himno de la región o de la ciudad sede del evento y se finaliza con el himno rotario.
Cuando la reunión se realice entre rotarios de otros países, se acostumbra escuchar primero el o los himnos nacionales de los rotarios visitantes en orden alfabético o en orden de importancia circunstancial (originada
especialmente en la investidura de los visitantes), luego el himno nacional patrio, siguiendo con el de la ciudad sede y por último nuestro himno rotario.
Por último cabe anotar que, los himnos patrios solo deben ser entonados en presencia de las respectivas banderas las cuales deben estar izadas nunca arriadas.
4. EL MACERO: MAestro de CEremonia ROtaria
El MACERO es el Jefe de Protocolo de toda reunión rotaria. Su función no es solamente encargarse de la gastronomía y, cuando de reuniones de clubes se trata, comunicar los eventos sociales de los socios, sino coordinar toda la reunión en estrecha cooperación con el Presidente.
Por ser el encargado del protocolo, se recomienda que el socio escogido para este cargo, además de ser una persona entusiasta, amable y cortés, tenga un razonable conocimiento de Rotary, de lo contrario, deberá aprovechar su designación para aprender o profundizar sus conocimientos sobre este tema, por consiguiente, su designación deberá hacerse con el tiempo suficiente que le permita prepararse, para así velar por el respeto y cumplimiento del Protocolo Rotario; además, deberá poseer condiciones naturales para el manejo de grupos y organización de eventos. Es decir, podemos decir, que el Macero es la imagen de Rotary en toda reunión rotaria.
El Macero de un club se nombra por 1 año rotario y coordinará todas las reuniones ordinarias, celebraciones especiales (aniversarios de Rotary, de los clubes, etc.), celebraciones oficiales (transmisión de mando) y cualquier otra que realice el club.
El Macero de reuniones rotarias cuando el club no sea el anfitrión, como Institutos, Conferencias de Distrito, Asambleas, PETS, Foros, Seminarios o cualquier otra reunión, será designado solo para el respectivo evento.
Es responsabilidad del Macero velar porque cada reunión rotaria se realice con la solemnidad que caracteriza a Rotary, por lo tanto, deberá prepararla con anticipación teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
Estimar el número de personas que asistirán incluyendo invitados y visitantes si los hubiere.
Avisar con anterioridad al socio o invitado que hará la INVOCACION, cuyo tema es eminentemente espiritual, respetando las diferentes confesiones religiosas de los presentes.
Escoger el menú para todos los asistentes a la reunión. Si por salud o religión alguno de los asistentes no pudiere comer el menú escogido, se debe ordenar otro diferente para él.
Supervisar la ubicación, arreglo y decoración de las mesas, así como que el salón tenga buena iluminación y un clima confortable.
Determinar la formación de la mesa principal teniendo en cuenta, tanto las normas de precedencia del protocolo de Rotary Internacional, como de las instituciones gubernamentales, militares o religiosas u otros invitados o visitantes si los hubiere presente, marcando el puesto asignado a cada uno de ellos con su nombre completo.
Ubicar el atril preferiblemente a la izquierda de la mesa principal y verificar que en ese lugar haya una buena iluminación para la lectura.
Colocar las banderas en el orden determinado por Rotary, preferiblemente detrás o a la derecha de la mesa principal, y las de mesa, a lo largo de ésta cuidando siempre de colocarlas en el orden respectivo.
Deberá mantener la campana siempre limpia y brillante y ubicarla con el mazo frente al sitio del Presidente.
Recibir a los invitados y visitantes a la reunión y vigilar que siempre estén en contacto con algún socio y, al momento de presentarlos, pronunciar correctamente el nombre de cada uno de ellos y los datos personales.
Deberá confirmar antes de comenzar la reunión si el orador necesita material o equipos eléctricos o electrónicos para su intervención y proporcionárselos. También deberá verificar, que si hay algún presente, lo tenga el presidente en su poder, para que lo entregue a esta persona por su participación.
Deberá comunicarle con anterioridad al orador de la reunión el tiempo estipulado para su intervención, como también, hacer un discreto aviso que su tiempo esta por terminarse o ha terminado.
Debe promover el conocimiento y compañerismo entre los socios, rotando la ubicación de cada uno de ellos semanalmente, mediante la colocación de tarjetas de identificación en cada lugar.
Debe dirigirse ante el club con discreción, tanto en sus palabras, como en su comportamiento y evitar comentarios en tono de burla que puedan ofender a algún socio.
Exigir el cumplimiento de los horarios establecidos para las reuniones.
Al terminar la reunión, deberá asegurar todos los símbolos rotarios y equipos técnicos que se hayan utilizado. El será el custodio mientras desempeñe este cargo.
En resumen, el cargo de Macero implica una gran responsabilidad para el Presidente del Club que es quien lo nombra; por cuanto de su desempeño depende en gran parte la imagen de su club. Valoremos entonces la labor de este compañero, quien con gran dedicación y humildad prepara las reuniones y veladas especiales, para que todos los que asistimos nos sintamos siempre bien organizados y dentro del cumplimiento del protocolo rotario.
III.- PAUTAS PARA LOS EDECANES DE LOS FUNCIONARIOS DE ROTARY INTERNATIONAL
La Junta Directiva de RI ha adoptado las “Pautas para los edecanes de los funcionarios de RI” (ver My Rotary). El presidente y los directores de RI, así como los fideicomisarios de La Fundación Rotaria, podrán formular pautas aplicables a sus necesidades de viaje específicas que podrán discrepar de las pautas que se enuncian a continuación.
Los deberes de los edecanes o asistentes dependerán de la duración de la estadía del funcionario y del tipo de actividades programadas. Su responsabilidad general consiste en garantizar que el funcionario se sienta cómodo, llegue puntualmente a todos los eventos y disfrute de la visita.
Los edecanes o asistentes de los funcionarios de RI deberán cumplir las siguientes tareas:
Antes de la llegada del funcionario, las responsabilidades del edecán son:
1.1. Remitir al funcionario sus datos personales, tales como dirección, teléfono y fax, el nombre de su cónyuge y fotografías, si fuere posible.
1.2. Informar al funcionario respecto a la indumentaria requerida para la visita (vestimenta formal, etc.); averiguar si el funcionario desea efectuar algún pedido específico.
1.3. Enviarle al funcionario el programa completo para la visita o confirmar que los organizadores del evento se lo enviaron, incluida la información sobre todas las presentaciones o discursos a cargo del funcionario, y todas las demás funciones, visitas o actividades en las que se espera que participe, además de datos generales sobre el club o el distrito anfitrión (o los clubes y distritos anfitriones).
1.4. Contar con información respecto a la atención médica disponible para casos de urgencia (hospital, médico, dentista, etc.)
1.5. Averiguar los requisitos de alojamiento o las preferencias del funcionario (tipo de cama, habitación para fumadores o no fumadores, etc.) y restricciones por régimen alimentario o alergias.
1.6. Si hacen falta materiales de inscripción y distintivos para el evento, obtenerlos de antemano y verificar que el nombre del funcionario y su acompañante estén escritos correctamente y que se incluya toda la información y los materiales necesarios.
1.7. Verificar los arreglos de hotel.
1.8. Realizar los trámites de preinscripción en nombre del funcionario (y su cónyuge, si corresponde).
1.8.1. Obtener la llave de la habitación y entregársela al funcionario personalmente.
1.8.2. Cerciorarse de que la habitación esté preparada.
1.8.3. Verificar las instrucciones pertinentes para que no surjan problemas a la hora de la salida o en el momento de pagar la cuenta. Cerciorarse de que queden claros los arreglos respecto al pago. Si el funcionario debe abonar la cuenta directamente, asegurarse de que éste lo sepa, antes de ingresar en el hotel. Revisar la cuenta del hotel en nombre del funcionario.
Durante la estadía del funcionario, las responsabilidades del edecán son:
2.1. Recibir al funcionario en el aeropuerto (u otro punto de llegada), ayudarlo con el equipaje y proporcionarle transporte durante la visita, según sea necesario.
2.2. Cerciorarse de que, durante su estadía, el funcionario sepa cómo y dónde comunicarse con usted en todo momento.
2.3. Comprobar que el funcionario sepa la hora exacta a la que se le irá a buscar para cada una de las actividades.
2.4. Acompañar al funcionario y su cónyuge en el desempeño de cada actividad y permanecer disponible hasta su conclusión. De ser posible, averiguar la disposición de los asientos para ubicarse lo más cerca posible.
2.5. Presentar al funcionario a los demás participantes y proporcionar tantas oportunidades como fuera posible para que el funcionario converse con otros rotarios e invitados. Sin embargo, puede que sea necesario también ayudarle a movilizarse a través del gentío o evitar que una persona monopolice su atención.
2.6. Estar atento a cualquier requerimiento del funcionario y su cónyuge durante el transcurso de la actividad, brindándole ayuda y protección, pero sin ser autoritario ni entrometido.
2.7. Encargarse de guardar los regalos o impresos que el funcionario reciba. Si es posible, verificar que dichos artículos porten la correspondiente tarjeta de la persona que efectúa el obsequio. Cuando sea necesario, enviar los regalos al domicilio particular o la
oficina del funcionario después del evento. Remitir también una lista de los obsequios, con el nombre completo y la dirección de cada obsequiante.
2.8. Mantener informado(s) al(a los) organizador(es) del evento respecto a los requerimientos y propósitos del funcionario.
2.9. Abstenerse de organizar actividades que no fueran las ya planificadas por el coordinador del evento, a menos que el funcionario se lo indique expresamente.
2.10. Estar listo para enfrentar situaciones inesperadas. En la medida de lo posible, anticiparse a los acontecimientos (no dudar en preguntar directamente al funcionario cuáles son sus deseos).
2.11. Estar preparado para cumplir diversas responsabilidades ad hoc. Por ejemplo, es posible que tenga que cumplir tareas de “fotógrafo” para quienes deseen retratarse junto al funcionario.
Después del evento, las responsabilidades del edecán son:
3.1. Proporcionar (o disponer que se proporcione) transporte al aeropuerto (u otro punto de partida) para el funcionario y su cónyuge a su regreso, y ayuda con el equipaje.
3.2. Si es necesario, despachar directamente al funcionario los artículos de regalo o recuerdos de grandes dimensiones.
Manual de Procedimiento 2016 (Rotary Code of Policies [Código de normas de Rotary], artículo 29.080.)
VERSION recopilada por la Co. Odette Saad de Gómez y su esposo, EGD Luis Alberto Gómez A., qepd, (Club Rotario Barranquilla Centro) y revisada y actualizada con los protocolos vigentes al 2018 por el EGD Rafael E. Acosta-Páez.
