Por: Esteban Piedrahita González
Socio | Club Rotario de Itagüí
¿Cómo se convirtió la campaña por los afectados del terremoto en una historia que puede seguirse paso a paso, desde la recepción de las ayudas hasta la evidencia de su entrega con el aplicativo web desarrollado por el Club Rotario de Itagüí? En una emergencia, la solidaridad puede llenar una bodega en pocas horas, sin embargo, también puede desbordar cualquier control. Una caja llega con alimentos; otra, con productos de aseo. Alguien pregunta quién hizo la donación, otro intenta contar los bultos y al fondo, varios voluntarios separan artículos mientras revisan fechas de vencimiento. Así transcurrieron las primeras horas de la campaña de donación para las personas afectadas por el terremoto.
En medio de ese movimiento en el equipo de trabajo nació una pregunta decisiva: ¿cómo lograr que cada aporte pudiera seguirse desde las manos de quien dona, hasta las manos de una familia beneficiada? honrando plenamente responsabilidad que la comunidad ha depositado en nosotros. La respuesta fue un aplicativo web creado desde la experiencia real de la operación humanitaria que permitiera la sistematización y el control en campo.
Cuando la historia de cada ayuda comienza. Cuando llega un donante, el voluntario abre el módulo de recepción. Puede identificarlo o registrar el aporte como anónimo, describir de manera general lo recibido y contar cajas, bolsas o bultos. El sistema guarda la hora y el usuario responsable. La fila continúa, pero la primera huella de la donación ya quedó protegida.
Luego, la caja pasa a clasificación. Allí comienza a revelar su contenido: arroz, aceite, pañales, jabón. El buscador tolera errores de digitación y tildes ausentes; el voluntario selecciona la categoría, la presentación, la cantidad y cuando corresponde, el vencimiento. Si un producto o tamaño no existe, un administrador designado puede incorporarlo al catálogo sin detener la jornada.
Poco a poco, lo que parecía una acumulación de paquetes se convierte en inventario verificado: unidades, peso, lotes y alertas de próximos vencimientos. Incluso las correcciones dejan rastro, porque no borran el movimiento anterior: registran uno nuevo con su autor y motivo. Los datos también pueden exportarse para análisis, optimización de los recursos en la entrega y rendición de cuentas.
El último tramo: entregar con evidencia y dignidad.
Días después, los kits llegan al punto de entrega. El equipo registra a la familia receptora, el tipo de documento, el lugar, el sector y la cantidad entregada. La autorización para el tratamiento de datos está escrita en lenguaje claro. El aplicativo asigna un código, identifica al voluntario que entrega y permite incorporar fotografías para la evidencia.
El recorrido continúa con una caracterización: número y edades de sus integrantes, afectación sufrida, habitabilidad de la vivienda, alojamiento actual, necesidades puntuales y ayudas recibidas de otras organizaciones.
La información orienta futuras decisiones y ayuda a enfocarse sobre las necesidades precisas en las fases posteriores.
Quienes confían en nosotros para entregar una donación depositan mucho más que alimentos, dinero o productos: entregan su confianza. Esa confianza nos obliga a conservar una trazabilidad clara de cada aporte, desde su ingreso hasta su destino final y a respaldar cada etapa con registros, fotografías y responsables identificables. Las evidencias no son un trámite administrativo; son la forma de rendir cuentas a donantes, voluntarios, aliados y comunidades beneficiarias. Documentar con rigor protege la dignidad de las personas, previene pérdidas o confusiones y demuestra que la solidaridad fue administrada con transparencia, cuidado y absoluta responsabilidad.
Una ruta abierta a todos los clubes rotarios. Ahora el Club Rotario de Itagüí y los desarrolladores de esta herramienta: Carolina González, Daniel Fragua y Esteban Piedrahita quieren que esta ruta pueda servir a todos los Clubes rotarios de Colombia. Por eso ofrece gratuitamente el aplicativo a los clubes interesados. Cada uno podrá instalarlo en el servidor donde aloja su página web y conservar el uso exclusivo de su información.
Para aquellos que deseen interactuar con el aplicativo pueden hacerlo ingresando en el url: https://atenciondesastres.clubrotarioitagui.com utilizando el usuario: Rotario1 y la contraseña: 1234567890, donde podrán observar algunos datos de las campañas realizadas.
La herramienta también puede acompañar ante inundaciones, incendios, deslizamientos, desplazamientos o campañas sociales de gran volumen que requieran administrar cualquier tipo de inventario. Cualquier información adicional pueden comunicarse al correo esteban.mpiedrahita@gmail.com o al (+57) 3104524108.
